Założyłeś właśnie swoją pierwszą firmę i zastanawiasz się nad wprowadzeniem elektronicznej dokumentacji? Jeśli tak, to koniecznie przeczytaj ten artykuł. Dowiesz się z niego, dlaczego warto postawić na tego typu rozwiązanie, oraz w jaki sposób program do DMS pozwoli Ci zarządzać dokumentacją.

Zorganizuj pracę w swojej firmie

Zarządzanie firmą nie jest prostym zadaniem, a jest wręcz niewykonywane jeśli praca jest źle zorganizowana. Dużym problemem w wielu przedsiębiorstwach, w szczególności w tych, które bardzo szybko rozwijają się, jest dokumentacja, a raczej bałagan jaki w niej panuje. Bardzo wiele organizacji narzeka na chaos, jaki mają w tej materii. Jak w takim razie zorganizować zarządzanie dokumentami? W dużej mierze to zadanie uproszczą Ci elektroniczne wersje dokumentacji. Oczywiście, nie oznacza to, że papierowe oryginały znikną z Twojego przedsiębiorstwa, ale elektroniczne pliki pomogą Tobie i Twoim pracownikom usystematyzować pracę. Ogromne znaczenie ma tutaj fakt, że wszystkie pliki znajdują się w jednym miejscu, a wyszukanie pożądanego dokumentu jest niezwykle proste. Wystarczy, że wpiszesz do specjalnej wyszukiwarki frazę lub słowo kluczowe, a po chwili pojawią się wyniki.

Program do DMS – co warto wiedzieć na jego temat?

Aby wprowadzić elektroniczną dokumentację w życie firmy, warto zainwestować w program do DMS. Co to jest? Jest to oprogramowanie, które wchodzi w skład platformy biznesowej JIRA. Pełna nazwa to program do Document Management System, czyli, jak sama nazwa wskazuje, jest to system, którego zadaniem jest pomoc w zarządzaniu dokumentacją. Jest to bardzo komfortowe rozwiązanie, na które stawia wiele osób. Przede wszystkim program do DMS pozwala nie tylko na tworzenie elektronicznych wersji dokumentów, ale też dzięki niemu w prosty sposób możesz importować papierowe oryginały wprost ze skanera. Jakie korzyści ma jeszcze elektroniczny przepływ dokumentów? Jego niewątpliwym plusem jest to, że jedyną akcją, jaką musi wykonać użytkownik by utworzyć dokument, jest wypełnienie prostego formularza. Sam system JIRA zadba o to, by plik dotarł do upoważnionych osób, a przy okazji prześlę Ci powiadomienie o tym procesie na email. Kolejną zaletą tego rozwiązania jest to, że możesz tworzyć upoważnienia. Dzięki temu masz pewność, że wgląd do dokumentów mają jedynie upoważnione osoby.