Czym jest wirtualna centrala telefoniczna? Na czym ona polega i dlaczego tak wiele firm korzysta z tego rozwiązania? Przeczytaj ten artykuł i poznaj, jak brzmią odpowiedzi na te i inne pytania.

Aby mieć lepszy kontakt z klientem

Jeden numer telefonu w przypadku firmy zajmującej małe biuro, gdzie wszyscy pracują stacjonarnie nie jest problemem, co natomiast jeśli zajmuje ona kilka pokoi, lub praca w niej odbywa się także poza siedzibą? Jednym z rozwiązań jest podanie na stronie internetowej numerów telefonicznych do poszczególnych działów i osób. Może to jednak to być problematyczne dla obu stron, gdyż osoba chcąca się skontaktować niekoniecznie musi wiedzieć z kim z firmy chce się połączyć, a pracowników mogą irytować częste telefony dotyczące kwestii nie leżących w ich kompetencjach, o braku wygody takiego rozwiązania nie wspominając. Innym i lepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z systemu zautomatyzowanego przekazywania połączeń.

Czym jest wirtualna centrala?

Wirtualna centrala pozwala na zastosowanie jednego numeru dla całej firmy, a połączenie może być przekazywane między pracownikami, w tym na telefony komórkowe, czy fax oraz kolejkowanie połączeń. Rozwiązanie to pozwala na spięcie w jeden teleinformatyczny obieg nawet biur w różnych miastach. Jest to także wygodniejsze dla klienta, gdyż dzięki możliwości przekazywania połączeń, zostanie on skierowany do działu, który go interesuje.

Co jeszcze warto wiedzieć o tym rozwiązaniu?

Proces ten jest w pełni zautomatyzowany, więc poza przypadkami gdy klient wybrał tonowy nieodpowiedni dział i trzeba było go przełączyć, pracownicy nie są zaangażowani w proces przekierowania połączeń, gdyż robi to za nich komputer. Wyżej wspomniałem, że wirtualna centrala góruje nad tą klasyczną faktem, że wszystkie spięte numery nie muszą występować w jednej nieruchomości, jednak część operatorów dodatkowo oferuje wspólny dla obu typu central przywilej – darmowe połączenia między telefonami firmy.

System, który ma wiele przydatnych funkcji

Porównując oferty między poszczególnymi operatorami, prócz ceny, warto też zwrócić uwagę na dodatkowe opcje, takie jak: możliwość nagrywania rozmów z klientami, prowadzenie telekonferencji, pocztę głosową, wybieranie tonowo odpowiednich działów i dalsze przekierowania przed kontaktem z człowiekiem (tzw. Interactive Voice Response) oraz zastosowanie warunku czasowego, czyli odgrywanie różnych komunikatów, w zależności od pory i dnia (np. komunikat o zajętych terminach w następnych tygodniach, czy urlopie).